Anwendungsbeschreibung Aktenplan-Outliner

Wie Sie Ihren Aktenplan optimal nutzen

Eignungsprüfung  Pflege des Aktenplans   Mehrere Aktenpläne Verwendung in Word


Download und Eignungsprüfung

  1. Clicken Sie auf Download auf der Seite Aktenplan-Outliner und geben Sie den gewünschten Ort zur Speicherung an
  2. Starten Sie die Anwendungen, z.B. durch Doppelclick auf "Aktenplan.exe" im Windows Explorer.
  3. Prüfen Sie die Funktionalität anhand des automatisch erzeugten kleinen Musteraktenplans. Die Handhabung entspricht im Wesentlichen der Handhabung des Windows-Explorers.

Pflege des eigenen Aktenplans

Editor

Pflegeregeln

Beispiel

Zeile in Textdatei Anmerkung
0  Beschreibung des Aktenzeichens 0 Oberste Hierarchiestufe, Aktenzeichen "0", zwei Leerzeichen, Beschreibung
001  Beschreibung des Aktenzeichens 001 zweithöchste Hierarchiestufe (da 00 nicht aufgeführt), 1.Unterpunkt zu 0
002  Beschreibung des Aktenzeichens 002 zweithöchste Hierarchiestufe, 2. Unterpunkt zu 0
002.4  Beschreibung des Aktenzeichens 002.4 dritte Stufe, 1. Unterpunkt zu 002 mit Gliederungszeichen "."
002.4A auch Buchstaben können verwendet werden

 

Den Aktenplan-Outliner mit einem speziellen Aktenplan starten

Wenn mehrere Aktenpläne parallel zum Einsatz kommen, können Sie jeden Aktenplan gezielt starten.

Dazu erstellen Sie eine Verknüpfung, indem Sie im Windows-Explorer "Aktenplan.exe" mit der Maus auf den Desktop ziehen und in dieser Verknüpfung den gewünschten Aktenplan im "Ziel" als Parameter hinzufügen. (Die Eigenschaften der Verküpfung erreichen Sie mit der rechten Maustaste.)
 


Verwendung des Aktenzeichens in MS Word

Ohne Makros


Mit Makros


Wenn Sie die Dokumentvorlage "Aktennotiz" installiert haben (siehe Muster-Dokumentvorlage), dann steht Ihnen bei der Erstellung eines neuen Word-Dokuments mit Menü "Datei", "Neu" eine Dokumentvorlage wie rechts zur Verfügung.

Dokumente auf Basis der Dokumentvorlage "Aktennotiz" haben erweiterte Menüpunkte, nämlich "Einfügen Aktenzeichen" und "Speichern unter Aktenzeichen". Das Aktenzeichen wird sogar automatisch bei der Erstellung des Dokuments an der Textmarke "Aktenzeichen" eingefügt, wenn zu diesem Zeitpunkt bereits ein Aktenzeichen im Aktenplan markiert ist.

Beim "Speichern unter Aktenzeichen" wird automatisch eine lfd. Nummer zum aktuellen Aktenzeichen ermittelt. Die VBA-Source ist enthalten; dies eröffnet die Möglichkeit individueller Anpassungen.


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