ARCHIMEDES / BERKAS beim Landratsamt Waldshut

Hängeregister in Waldshut Einen wichtigen Schritt in die Neuzeit, aber auch in Neuland machte das Landratsamt Waldshut mit der Einführung von ARCHIMEDES, dem Übergang von der manuellen zur elektronischen Schriftgutverwaltung.
Warum wir uns die ganze Mühe machten - ? Wir konnten uns vorstellen, daß die Möglichkeiten der Datenverarbeitung auch die Schriftgutverwaltung erleichtern könnten.

Inhalt des Berichts:

Ausgangspunkt - Lösungssuche - Zwischenbilanz - Im Fachamt - In der Registratur - Ausblick - Zusammenfassung -

Ergänzung: Einführung Berkas 2006

Ausgangspunkt

Unsere Probleme der Aktenverwaltung waren die gleichen wie überall auf der Welt :

Der Standort. Wo ist die Akte, wer hat sie?
Der Titel. Gibt es eine Akte und wie lautet die Beschriftung, gibt es noch eine, mit einem ähnlichen Titel. Da war doch mal...
Das Aktenzeichen. Beim Anlegen, welches ist das Passende? Unter welchem Aktenzeichen finde ich den gesuchten Vorgang? Welcher Betreff wurde beim Anlegen der Akte als für die Aktenzeichenvergabe maßgeblich erachtet?
Anfordern von Akten aus der Registratur - die Suche beginnt. Wer hat die Akte? Stimmt das angegebene Aktenzeichen, der angegebene Titel, welche von mehreren ähnlichen Akten ist die, die die benötigten Informationen enthält?
Entnahmekarten. Schreib- und Pflegeaufwand. Der Standort ist nur in der Fehltasche im Aktenschrank feststellbar. Ist die Anforderungskarte auch Entnahmekarte, sind sofort neue Titel und Bezeichnungen für die gleiche Akte im Spiel.
Wiedervorlage ist an die Akte gebunden. Ist die Akte nicht greifbar, ist die WV nicht möglich. Werden Karteikarten eingesetzt, müssen diese geschrieben und verwaltet werden.

Daß nur eine AS/400 - Lösung in Frage kam, stand von Anfang an fest. Das vorhandene Potential von über 250 Bildschirmarbeitsplätzen sollte genutzt, eine durchgehende Verbindung aller Sachbearbeiter/Innen untereinander und mit der Registratur war Bedingung.

Lösungssuche

Also gingen wir auf die Suche von unseren Vorgaben und Vorstellungen entsprechenden Programmen und machten unsere ersten Erfahrungen auf diesem Gebiet. Soweit Testinstallationen überhaupt ohne großen finanziellen Aufwand ermöglicht wurden, hat die Zentralregistratur diese getestet. Eine geplante Einbeziehung der Fachämter bereits zu diesem Zeitpunkt konnte wegen der Ergebnisse nicht durchgeführt werden.

Entsprechend vorsichtig begegneten wir nach diesen Erfahrungen dann auch dem Angebot der Fa. MÜLLER UND STEIN, uns ARCHIMEDES vorzuführen. Der Demonstration folgte eine kostenlose Testinstallation.

ARCHIMEDES versprach Abhilfe und die durchgängige Aktenbearbeitung, vom Anlegen der Akte, deren Bearbeitung (Schriftgutteil, Wiedervorlage), es sollte die Akte auf allen ihren Wegen, Standorten und Lagerorten begleiten bis zur Registratur und bis ins Archiv. Sowohl die Sachbearbeiter als auch die Registratur würden unterstützt und überdies alle miteinander verbunden.
Der Einsatz des Archivteils war nicht möglich, da das Kreisarchiv in einer Nachbargemeinde untergebracht ist und keine AS/400 - Verbindung besteht.

Bereits in der ausgiebigen Testphase konnten wir die Weiterentwicklung des Programms erleben. Wir haben aus der Praxis Verbesserungsvorschläge eingebracht, die bei MÜLLER UND STEIN immer ein offenes Ohr und in weiteren Programmupdates Eingang gefunden haben.

Wir in der Registratur kamen zu dem Ergebnis, daß ARCHIMEDES unserem Bedarf und unseren Vorstellungen entspricht. Vertreter der Ämter erhielten deshalb Gelegenheit, sich von der Fa. MÜLLER UND STEIN das Programm vorführen zu lassen und sich dazu zu äußern. Nachdem auch von den Ämtern keine Einwände gegen eine Einführung erhoben wurden, haben wir uns zu einem Vertragsabschluß mit der Fa. MÜLLER UND STEIN entschlossen.
Seit Sept. 97 wurde ARCHIMEDES schrittweise bei den einzelnen Ämtern im Hause eingeführt; mittlerweile werden über 24 000 Akten damit verwaltet.

Zwischenbilanz

Nach 12 Monaten Praxis ist eine erste Zwischenbilanz möglich :

Nach kurzer Schulung einzelner Mitarbeiter aus verschiedenen Ämtern durch die Fa. MÜLLER UND STEIN setzten diese ARCHIMEDES ein. Kollegen wurden neugierig und ließen sich von den Geschulten die Handhabung zeigen, so daß Schulungen nur noch für einzelne Anwendungsbereiche erforderlich sind. Die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen in den Ämtern und der Registratur war von Anfang an sehr hoch, da die Vorteile von ARCHIMEDES erkannt und genutzt werden, wir erhalten gute Rückmeldungen.

Wie sich zeigte, ist das Erfassen einer Akte in ARCHIMEDES schneller zu bewältigen, als ein Etikett zu beschriften. Der anfangs befürchtete Aufwand für das Nacherfassen der Akten hält sich nicht nur in Grenzen, sondern zahlt sich aus.

Ist doch im Laufe eines "Aktenlebens" diese mehrmals zu erfassen, jedesmal der Titel der Akte zu schreiben.
Dies beginnt beim

Anlegen der Akte,
im amtsinternen Aktenbestandsverzeichnis,
bei Wiedervorlagen, Anforderungen, Entnahme,
bei Abgabe an die Registratur oder andere Stellen,
beim Aussondern,
der Abgabe ans Archiv oder Erfassung in Kassationslisten.

Im Fachamt

Ist der Aktentitel einmal in ARCHIMEDES erfaßt, kann nicht nur in allen diesen Fällen auf die gespeicherten Daten zurückgegriffen werden, sondern die Sachbearbeiter/innen werden zusätzlich bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt und können in ihrem Amt

nach kurzer Einweisung die Vorteile nutzen.
alle Akten, Beihefte und Vorakten aus ihrem/seinem Bereich oder dem ganzen Amt auf einen Blick auf dem Bildschirm ansehen, in übersichtlich gegliederter Darstellung im Kontext zum Aktenplan und
die benötigte Akte und ihren Standort feststellen und gezielt mit der richtigen Bezeichnung anfordern - (ob in Registratur oder Archiv. Dies ist denkbar einfach, die Eingabe eines "F" beim Eintrag genügt).
die Wege der Akte über die Historie nachvollziehen.
verschiedene Suchmöglichkeiten nützen, blitzschnelle Recherche nach Stichworten, Aktenzeichen, Wiedervorlagen, Sachbearbeitern u.a. - auf Akten, Schriftgut und Archivalien.
Akten und Folgebände mit der gleichen oder anderer Bezeichnung schnell und einfach anlegen (oder den Gegebenheiten anpassen):
das Etikett kommt automatisch, ist durch mehrere Erfassungsmasken gestaltbar. Alle Akten sind einheitlich beschriftet und dadurch besser lesbar.
Aktenzeichen im Boorberg-Aktenplan oder dem abgeleiteten Amtsaktenplan suchen und bestimmen, diesen pflegen und nach Bedarf erweitern.
Wiedervorlagen festlegen, ändern, planen, anfordern, abarbeiten.
Notizen bei der Akte hinterlegen.
für Sammelakten Akteninhalte (als Inhaltsverzeichnis oder Gedächtnisstütze) anlegen, und auf diese in der Recherche zurückgreifen.
Dokumente der AS/400 der Akte zuordnen und aus dem Akteneintrag mit den Dokumenten arbeiten.

In der R e g i s t r a t u r

Die Mitarbeiter haben Überblick durch Sicht auf den gesamten Aktenbestand und können Akten leichter, schneller und treffender ermitteln, Loseblattschriftgut besser zuordnen.
Anforderungen kommen durch Bürokommunikation (Nachricht) in Sekundenschnelle an, die notwendigen Laufzettel oder Listen können ausgedruckt und die Akten dem Anforderer zugeleitet werden.
Die Akte kann nach Stichworten ermittelt werden, falsche Angaben von Aktenzeichen, Titeln oder Betreff sind ein Problem der Vergangenheit.
Durch mit Strichcode ausgedruckte ID-Nummer ist jede Akte zweifelsfrei festzustellen.
Schnellbuchungen (Standort, Wiedervorlage, Laufzeitende) mittels Handscanner über den aufgedruckten Strichcode haben sich als echte Vereinfachung und Arbeitserleichterung erwiesen, gerade bei Bewältigung größerer Aktenbewegungen. Kein Suchen der vorliegenden Akten in langen Bildschirmlisten.
Zentrale Verwaltung des Aktenplanes und Sicht auf die Amtsaktenpläne, Änderungen und Aktenzeichentausch sind einfach, Aufbewahrungsfristen hinterlegt.
Aussonderungen werden nicht mehr aufgeschoben, da durch die hinterlegten Aufbewahrungsfristen das Aussonderungsjahr automatisch berechnet wird. Über die Aussonderungsplanung wird das ganze steuerbar, die benötigten Listen fertigt ARCHIMEDES. Auf Wunsch bleiben die ausgesonderten Akten im Datenbestand und werden mit den Aussonderungs- und Archivdaten ergänzt.
Geregelt wird der Zugriff auf die Daten und dessen Umfang durch die Berechtigungsverwaltung. Dabei ist es auch möglich, SachbearbeiterInnen bei Bedarf mehreren Ämtern zuzuordnen.

Besonders gut gelungen ist die klare Trennung zwischen Aktenplan (Gliederung) und Aktenbestand (tatsächlich vorhandene Akten) sowie die eindeutige Identifizierung der Akte nicht nur durch das Aktenzeichen, sondern auch durch eine einmalig vorhandene ID-Nummer.

Gerade in der Registratur fallen dank ARCHIMEDES viele ungeliebte, demotivierende, zeitaufwendige Tätigkeiten der Schriftgutverwaltung weg, die Mitarbeiter der Zentralregistratur sind nicht nur zufriedener, sondern von ARCHIMEDES geradezu begeistert. Personal wird für andere, wichtige Aufgaben frei.

Auch wenn wir heute noch nicht soweit sind: für angedachte zukünftige Anwendungen (wie z.B. die optische Archivierung) sind die Weichen bei ARCHIMEDES schon jetzt gestellt. Auch Schnittstellen zu anderen kommunalen Anwendungen sind bereits gegeben oder werden zur Zeit geschaffen.

Ausblick

Bislang werden über 24.000 Akten mit ARCHIMEDES verwaltet, mit steigender Tendenz. Neu anzulegende Akten werden direkt eingegeben, was die Nacherfassung erspart. Deshalb lautet die Devise, so früh wie möglich ARCHIMEDES in den Ämtern und Abteilungen einzuführen. Altbestände werden schwerpunktmäßig nach Bedarfsgesichtspunkten nacherfaßt. Bei einer Aussonderung müssen diese ohnehin aufgelistet werden.

Zur Zeit wird der Teilaktenplan "Soziale Leistungen" des Boorberg-Aktenplanes in ARCHIMEDES eingespielt. Die Fa. MÜLLER UND STEIN hat sich in vorbildlicher Weise um die Daten- und Lizenzbeschaffung bemüht.
In weiteren Schritten ist vorgesehen, große Fallaktenbestände des Kreissozialamtes in ARCHIMEDES zu integrieren, um auch hier die Vorteile nutzen zu können. Um den Erfassungsaufwand gering zu halten, hat sich die Fa. MÜLLER UND STEIN bereiterklärt, die in PROSOZ vorhandenen Daten direkt in ARCHIMEDES zu übertragen.

Zusammenfassung

Die in ARCHIMEDES gesetzten Erwartungen haben sich nicht nur erfüllt, sondern sind in der Praxis übertroffen worden. In der Fa. MÜLLER UND STEIN haben wir einen Softwarepartner gefunden, der für die Belange der Verwaltung ein offenes Ohr hat, bereit ist, sich in Verwaltungshandeln, Bedarf, Ablauf und Sprache einzudenken sowie die Anforderungen fachlich kompetent zu erörtern und in EDV umzusetzen. Der Brückenbau zwischen Datenverarbeitung und Schriftgutverwaltung ist gelungen.

Auch die anfangs im Hause geäußerten Befürchtungen, Programm- und Wartungsvertrag mit einem personell gesehen kleinen Softwarehaus abzuschließen, haben sich nicht bewahrheitet, im Gegenteil, als Vorteil erwiesen. Gerade die bei der Suche nach einem geeigneten Programm gemachten Erfahrungen zeigten, daß ein kleineres Softwareunternehmen den Vorteil eines Ansprechpartners bietet, der auch entscheidungsbefugt und nicht nur verkaufsorientiert ist. Die schnelle Erreichbarkeit bei auftretenden Fragen oder Problemen war bislang immer gegeben.

Nähere Informationen über den im südlichen Schwarzwald - Hochrhein - Hotzenwald gelegenen Landkreis Waldshut und das Landratsamt können Sie der Homepage des Landkreises Waldshut unter

http://www.landkreis-waldshut.de entnehmen.

Berkas - Erfahrungsbericht Ergänzung 2006

Wir schreiben das Jahr 2006. Nach fast zehn Jahren Anwendung von ARCHIMEDES hat sich ein Bestand von 220.000 Datensätzen angesammelt, mit dem täglich in den Ämtern und Abteilungen, besonders aber in der Registratur gearbeitet wird. Eine reibungslose Erledigung der Aufgaben der Registratur ist ohne elektronische Aktenverwaltung mittlerweile undenkbar.

Archimedes hat uns auch bei der „Behördeneingliederung“ begleitet. Dabei wurden untere Sonderbehörden in das Landratsamt Waldshut eingegliedert, was die Zahl der Mitarbeiter/Innen von 600 auf 1000 wachsen ließ. Gewachsen sind natürlich auch die Zahl der Aufgaben, der Aktenbestand und der Aktenplan. Gewichen ist dagegen die anfängliche Skepsis der „neuen“ Kolleg/Innen; da sind auch Sätze zu hören wie: „ARCHIMEDES ist schon toll“.

Die Welt der Datenverarbeitung ist in Bewegung und dabei wird auch Bewährtes in Frage gestellt oder verändert: Unsere IBM AS400 muss durch eine andere Hardware ersetzt werden, die die Funktionen von Archimedes nicht mehr voll unterstützt. Ein Problem rollte auf uns zu. Und wieder hat uns die Fa. Müller und Stein zu einer Lösung verholfen.

Durch die Neuprogrammierung von ARCHIMEDES auf der Basis der Windowsoberfläche und –funktionalität sind die alten bewährten Funktionen in Berkas – so der Name des neuen Programms – übernommen worden; sie wurden sogar um viele neue Features erweitert, sodass nicht mehr nur von einem Schriftgutverwaltungsprogramm gesprochen werden kann – es handelt sich jetzt vielmehr um ein Aktenmanagementprogramm.

Wie bei der Entwicklung von ARCHIMEDES war auch dieses Mal die Zusammenarbeit mit der Fa. Müller und Stein vorbildlich. Über den vorgegebenen Pflichtenkatalog hinaus wurden bereits im Vorfeld Ideen und Erweiterungen eingebracht, Wünsche realisiert, und beim Testen gewonnene Erkenntnisse im offenen Dialog optimiert, in Berkas eingearbeitet und schnell umgesetzt.
Aus unserer EDV–Umgebung resultierende Startschwierigkeiten wurden bereits in der Testphase schnell und unbürokratisch behoben. Der Umstieg auf Berkas erfolgt nahtlos; während einer Übergangszeit werden ARCHIMEDES und Berkas nebeneinander eingesetzt und betreut.

Dass die Mitarbeiter/Innen den Übergang von Archimedes zu Berkas schnell vollzogen haben und mit dem Programm arbeiten, ist nicht nur Wunschdenken; dies kann vielmehr an den zahlreichen Rückmeldungen aus dem Kreis der Anwender verifiziert werden. Die Aufgeschlossenheit gegenüber Berkas ist auch ganz besonders an der großen Zahl der Anmeldungen zu den Schulungen zu sehen, offensichtlich WOLLEN die Kolleg/innen mit dem Programm arbeiten. Besonders erfreulich sind immer wieder eingebrachte Verbesserungsvorschläge. Noch erfreulicher ist, dass die Fa. Müller und Stein auch nach Übergabe und Installation der fertigen Version bereit ist, diese von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingebrachten Ideen zu realisieren.

Ludwig Kramer
Leiter der Zentralregistratur
beim Landratsamt Waldshut